une femme à l'accueil d'une entreprise
Commerce

Quelles sont les missions d’une hôtesse d’accueil ?

En tant que premier point de contact pour de nombreux clients et vendeurs, l’hôtesse d’accueil joue un rôle essentiel dans toute entreprise. De l’accueil des visiteurs à la réponse aux appels téléphoniques en passant par la gestion des horaires, l’hôte ou l’hôtesse est souvent le visage et la voix de l’entreprise. Dans de nombreux cas, il ou elle est également chargé de traiter le courrier, de tenir les dossiers du bureau et de fournir un soutien administratif aux autres employés.

Un rôle d’une grande importance dans l’entreprise

Avec autant de tâches importantes, il n’est pas étonnant que le réceptionniste soit souvent considéré comme l’un des membres les plus importants de la main-d’œuvre. En fait, une étude réalisée par OfficeTeam a révélé que 68 % des cadres supérieurs estiment que le réceptionniste est l’un des employés les plus importants de leur organisation.

Les tâches d’un hôte ou d’une hôtesse d’accueil

Une journée typique dans la vie d’une hôtesse d’accueil en entreprise peut impliquer une variété de tâches et de responsabilités, notamment.

  • Accueillir les visiteurs : C’est peut-être la tâche la plus importante. En tant que première personne que les visiteurs rencontrent lorsqu’ils se rendent à votre bureau, il est important de faire une bonne impression. Un accueil chaleureux peut contribuer à mettre les visiteurs à l’aise et à les valoriser.
  • Répondre aux appels téléphoniques : La réceptionniste est généralement chargée de répondre à tous les appels entrants et de les diriger vers la personne appropriée. Cela peut impliquer la prise de messages ou le transfert d’appels à l’aide d’un système téléphonique multi-lignes.
  • Gérer les horaires : Dans de nombreux cas, le réceptionniste est responsable de la gestion des rendez-vous et de l’organisation des réunions. Cela peut inclure la coordination avec plusieurs parties pour trouver un moment disponible qui convient à toutes les personnes concernées.
  • Traiter le courrier : L’hôtesse peut être chargée de recevoir et de trier le courrier qui arrive au bureau. Dans certains cas, elle peut également être responsable de l’envoi du courrier sortant.
  • Tenir des dossiers : De nombreux hôtes sont responsables de la tenue de divers types de dossiers, tels que les coordonnées des clients ou les registres de présence des employés.
  • Fournir un soutien administratif : L’hôte ou l’hôtesse peuvent également fournir un soutien administratif à d’autres employés, selon les besoins. Cela peut impliquer des tâches telles que la préparation de documents ou l’organisation de voyages.

réceptionniste dans une entreprise

Comme vous pouvez le constater, les tâches d’un hôte ou d’une hôtesse d’accueil en entreprise sont vastes et variées. Avec autant de responsabilités reposant sur leurs épaules, il est clair qu’ils sont un élément essentiel de toute organisation. Lorsque vous recrutez pour ce rôle critique, assurez-vous de rechercher des candidats qui ont d’excellentes compétences en matière de service à la clientèle, de superbes capacités d’organisation et un comportement agréable. Avec Pénélope Welcome, vous serez aidé à trouver le meilleur profil.

Vous pourriez également aimer...